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2007年9月21日 (金)

伝えるための手段と本質

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あなたが何かについてプレゼンテーションをすることになったとき、準備段階で一番注力するのは何だろうか。まず間違いなくプレゼンテーション資料を作る事だと思う。そして色んな図使ってをわかりやすくすることや、話しをどう順序立てて進めながら結論まで持って行くかに時間を割くことになるはずだ。

もちろんわかりやすいプレゼン資料を作ることはとても大事なことに間違いない。しかし見やすく中身が詰まった資料を作ることを考える前に、しなくてはならない本当に大事なことが有ることを忘れてはいけない。前回少し紹介したプレゼンテーションセミナーでは、まさにプレゼンテーションの本質を教えてくれたセミナーだったと言っていいだろう。

では、プレゼンテーションは何のためにあるのだろうか。もちろん自分が持っているメッセージを誰かに伝えるためにある。誰もがわかっている当たり前のことだ。それなのにプレゼンテーション本番になると準備した資料をいかに上手く説明するかに注力してしまった経験は無いだろうか。僕は自分の経験に照らし合わせると、なんとなくだけれど否定できない。
プレゼンテーション資料はあくまで自分のスピーチをサポートするための資料で、資料に主導権を渡してしまってはいけないのだ。いくら美しくダイナミックなビジュアルで聴衆を感心させることが出来たとしてもそれだけの話だし、プレゼン資料を説明するだけならば配られた資料を先に読み始める人も多くなるだろう。

要はどうやって自分の話に興味を持って聞いてもらい言いたいことを理解してもらえるか、なのだ。そういう意味で、プレゼンテーション資料を作りにかかる前に次の三つを熟考することが大事だと思う。マッキンゼー社ではこれをPIP(ピップ)と呼んでいるらしい。

Purpuse(プレゼンの目的)
自分がプレゼンテーションをすることで相手に何を伝えたいのか。どんな長さのプレゼンをするかに関わらず、制限時間が急遽30秒、長くても2分になった時に伝えることは思い浮かんでいるだろうか。
Importance(プレゼンの重要性)
プレゼンの内容の価値は何か。仕事の時間を割いて聞きに来る人はどういった知識を持った人たちで何を期待しているのか。訴える側としては何故聞きに来てもらう価値が有って、どういう反応や議論をして欲しいのか。
Process(どうやって伝えるか)
目的、重要性、そしてそれらをサポートする情報や論理をどう展開するか、ストーリーを考える。メディア(プロジェクター、配付資料、会場設備など)をどう使うかも重要な判断材料になる。

これらがしっかりしていれば、話しに芯が通るし、わかりやすいプレゼン資料を作る近道になるのではないだろうか。ちなみに今回の講師がセミナー後に配ってくれた資料は、クレジットを見ると1979年とあった。プレゼンテーションの本質は30年経っても変わらないと言うことか。

前回も含めて、初めてこういう話しに興味を持ってくれた人のために自分が読んだことのある本の中でお勧めを2冊紹介しておこう。いずれも最初は図書館で読んだのだけれど読み返したくなって買ってしまった本だ。どちらもマッキンゼーがらみなのは偶然なので悪しからず。

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著者:イーサン・M・ラジエル
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ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution) Book ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)

著者:照屋 華子,岡田 恵子
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